Restauración de Versiones Anteriores: Capacidad para restaurar versiones anteriores de un documento en caso de errores o cambios no deseados.
Mayor seguridad y Regulate: Se implementan permisos de acceso personalizados para proteger documentos sensibles, minimizando el riesgo de filtraciones.
Costes de almacenamiento: Almacenar datos en la nube es más económico que en sistemas on premises. La nube permite comprar solo el espacio necesario, mientras que en sistemas locales a veces se adquiere más de lo requerido.
Gestión documental La elección de un sistema de gestión documental en el sector sanitario Un medical center o ambulatorio acumula miles de documentos diariamente. ¿Hay sistemas de gestión documental específicos para el sector sanitario?
Con estas características, DMS es muy utilizado por empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de documentos que no tienen una complejidad muy alta.
Esto incluye tanto los documentos recibidos como los creados internamente. Es esencial para mantener la integridad, accesibilidad y eficiencia de la información en una organización.
Según un estudio realizado por TIC Portal sobre empresas que han iniciado un proyecto de gestión documental, los principales motivos para invertir en software DMS son: Mejora de la eficiencia por optimización del archivo y búsqueda de la información
Desde sistemas a gran escala, hasta soluciones locales que buscan ofrecer servicios al alcance de las pequeñas y medianas empresas, los tipos de sistemas que proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de archivo y administración son bastante variados.
Flexibilidad para empresas de todos los tamaños: Es escalable y se adapta tanto a las necesidades de pequeñas empresas como de grandes organizaciones.
Determinados plazos o un cambio en el estado de un documento en el sistema de gestión documental también pueden activar flujos de trabajo. Un sistema de gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los gestores y empleados puedan ver cada paso.
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Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible.
Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento Gestión Documental en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
La implementación de un DMS puede mejorar significativamente la productividad de una organización al proporcionar herramientas eficientes para la gestión de documentos. Algunas de las formas en que un DMS puede mejorar la productividad incluyen: